آیا استفاده از پنل پستی برای کسب‌وکارهای کوچک به‌صرفه است؟

پنل پستی برای کسب‌وکار کوچک باعث صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطا در ارسال مرسولات می‌شود. زمانی‌ که شما در کنار پاسخگویی به مشتری، بسته‌بندی و سفارش نیز انجام می‌دهید، رفت‌وآمد هفتگی به اداره پست و فرم‌های دستی به مشکل اصلی تبدیل می‌شود. پنل پستی همین مشکل را برطرف کرده و ثبت سفارش، چاپ بارکد و رهگیری را به صورت یکپارچه انجام می‌دهد. با این حال پاسخ به تردید شما این است که پنل پستی زمانی ارزش خرید دارد که صرفه‌جویی زمان و تخفیف کرایه ارسال، از هزینه ماهانه بیشتر شود. اگر هنوز تعداد سفارش‌های فروشگاه‌ شما کم است ولی پتانسیل افزایش در کوتاه‌مدت را دارد، بهتر است به فکر خرید پنل پستی باشید. در این مطلب از سامانه پستی هیروپست به شما می‌گوییم که در چه شرایطی خرید این پنل به‌صرفه است و در هزینه و وقت شما صرفه‌جویی می‌شود.

پنل پستی چیست و برای کسب‌وکار کوچک چه کاربردی دارد؟

پنل پستی یک واسطه آنلاین بین شما و شرکت پست است. تفاوت پنل پستی با مراجعه به اداره پست این بوده که به جای اینکه برای هر مرسوله فرم کاغذی پر کنید و در صف باجه منتظر بمانید از طریق یک صفحه وب یا اپلیکیشن، اطلاعات گیرنده را وارد می‌کنید، بارکد دریافت کرده و مرسوله را برای ارسال ثبت می‌کنید. پنل‌های پستی دولتی و غیردولتی متفاوت‌ هستند، اما در هر دو روش فرآیند ارسال را بدون رفت‌وآمد فیزیکی مدیریت می‌کنند. پنل پستی برای کسب‌وکارهای کوچک که روزانه پنج تا ده سفارش دارند، این امکان را فراهم می‌کند تا بدون رفت‌وآمد به اداره پست، سفارش‌ها را ثبت و ارسال کنند. در نتیجه لازم نیست نیمی از روز کاری را صرف رفت و آمد کنید.

در روش سنتی برای مراجعه به باجه پست به حداقل یک تا سه ساعت زمان نیاز دارید. در حالی که ثبت یک سفارش در پنل پستی هوشمند کمتر از دو دقیقه طول می‌کشد. در کسب‌وکارهای کوچکی که صاحب فروشگاه شخصا بسته‌بندی، تبلیغات و پاسخگویی به مشتریان را انجام می‌دهد، استفاده از پنل پستی می‌تواند بسیار کمک‌کننده باشد. زیرا رفت و آمد به اداره پست باعث می‌شود تا در هفته دو تا سه ساعت از زمان شما را بگیرد ولی با پنل پستی می‌توانید این مدت زمان را به بسته‌بندی، پاسخ به مشتریان و فروش اختصاص دهید. علاوه‌بر این وقتی شماره سفارش، مشخصات گیرنده و وضعیت ارسال را در یک صفحه ثبت کنید، پیگیری بسته‌ها، پاسخ دادن به مشتری و محاسبه هزینه ارسال راحت‌تر می‌شود. در روزهای شلوغ که چند سفارش را به‌طور همزمان ثبت می‌کنید، همین یکجا بودن اطلاعات از بروز خطاهایی مانند جابه‌جایی آدرس یا گم شدن بارکد جلوگیری می‌کند.

هزینه استفاده از پنل پستی چقدر است؟

هزینه پنل پستی بسته به نوع امکانات پنل پستی برای فروشگاه اینترنتی می‌تواند از صفر تا چند صد هزار تومان در ماه متغیر باشد و همین موضوع، تصمیم‌گیری را برای کسب‌وکارهای کوچک کمی پیچیده می‌کند. برخی پنل‌ها، به‌ویژه پنل‌های وابسته به شرکت‌های واسط، فرآیند ثبت‌نام و اشتراک را رایگان ارائه می‌دهند و درآمد خود را از تخفیف‌های پست تامین می‌کنند. در مقابل برخی سرویس‌ها یک مبلغ ثابت ماهانه برای جمع‌آوری بسته دریافت می‌کنند که این مبلغ با توجه به شهر مبدا و تعداد روزهای جمع‌آوری می‌تواند از حدود ۱۰۰ هزار تومان تا بیش از یک میلیون تومان در ماه باشد.

اما هزینه واقعی فقط اشتراک ماهانه نیست بلکه هزینه اصلی‌، کرایه ارسال هر مرسوله است که براساس وزن، مسافت و نوع سرویس (پیشتاز، ویژه و…) محاسبه می‌شود. پنل‌های واسط معمولا تخفیف‌هایی برای کرایه پست دریافت می‌کنند برای مثال تخفیف ۲۰ درصدی روی هزینه ارسال یکی از مزایای رایج این پنل‌ها است. به عنوان نمونه این تخفیف برای کسب‌وکاری که ماهانه ۵۰ بسته ارسال می‌کند به طور مستقیم از هزینه نهایی کسر می‌شود و می‌تواند بخشی از هزینه اشتراک را جبران کند.

پنل پستی چه زمانی برای کسب‌وکار کوچک به‌صرفه است؟

اینکه بگوییم پنل پستی برای همه کسب‌وکارهای کوچک به‌صرفه است، اغراق‌آمیز است. به‌صرفه بودن، به وضعیت خاص هر فروشگاه بستگی دارد. البته هزینه پنل پستی فقط عددی نیست که هر ماه در صورتحساب مشاهده می‌کنید بلکه باید آن را با کرایه ارسال، تخفیف پنل برای کرایه و زمانی که با حذف رفت‌وآمد به اداره پست آزاد می‌شود، مقایسه کنید. به‌صرفه‌بودن خرید پنل نسبت به روش سنتی در چند موقعیت خود را نشان می‌دهد. اولین و مهم‌ترین موقعیت، زمانی است که رفت‌وآمد به اداره پست  به یک چالش واقعی تبدیل می‌شود. اگر در هفته چند بار مجبور هستید زمان زیادی را به ارسال مرسولات اختصاص دهید و نظم فروشگاه را به هم می‌زند، پنل پستی یک ابزار ضروری برای حفظ جریان کار است. حتی اگر تعداد سفارش‌ها زیاد نباشد، اتلاف وقت در صف اداره پست باعث می‌شود زمان اختصاص داده شده به پاسخ دادن به مشتری یا بسته‌بندی کاهش پیدا کند. 

دومین موقعیتی که پنل پستی به‌صرفه می‌شود، زمانی است که تعداد سفارش‌ها به تدریج زیاد می‌شود. در روزهای اول، نوشتن آدرس روی بسته و بردن چند مرسوله به اداره پست کار سختی نیست. اما وقتی تعداد به روزی ۱۰ تا ۱۵ سفارش می‌رسد، همان روش دستی زمان زیادی می‌گیرد و خطاهای مشخصی مانند جابه‌جا شدن آدرس دو مشتری، گم شدن بارکد، ثبت نشدن شماره رهگیری و دیر جواب دادن به مشتری به‌وجود می‌آید. یکی از مزایای استفاده از پنل پستی برای کسب‌وکارهای آنلاین مدیریت ۲۴ ساعته سفارش‌ها است. پنل پستی با یکپارچه کردن ثبت، چاپ لیبل و رهگیری از بروز خطاهای پرهزینه جلوگیری می‌کند.

چطور صرفه اقتصادی پنل پستی را برای فروشگاه خود محاسبه کنیم؟

برای اینکه تصمیم شما بر پایه حدس نباشد، یک محاسبه ساده اما واقع‌بینانه انجام دهید. این محاسبه لازم نیست پیچیده باشد فقط کافی است به موارد زیر توجه داشته باشید:

• هزینه ماهانه را از پنل انتخابی دریافت کنید. اشتراک ثابت، کارمزد به ازای هر بسته یا صفر.
• هزینه ارسال هر مرسوله را بر اساس وزن و مقصد متوسط سفارش‌های خود حساب کنید. اگر پنل تخفیف ۲۰ درصدی می‌دهد، آن را نیز در نظر بگیرید.
• یک برآورد واقعی از تعداد سفارش‌هایی که در ماه ارسال می‌کنید، داشته باشید.
• ساده‌ترین راه این است که حساب کنید هر بار رفت‌وآمد به اداره پست چه مقدار از زمان شما را می‌گیرد و اگر آن زمان را صرف کارهایی کنید که به فروش یا بهبود فروشگاه کمک کرده چه ارزشی ایجاد می‌کند. لازم نیست برای زمان خود ارزش ریالی دقیق بگذارید. کافی است حساب کنید در هفته چند ساعت صرف رفت‌وآمد به اداره پست می‌شود و با همان چند ساعت چه کار مفیدی برای فروشگاه می‌توانید انجام دهید.

در نهایت هزینه پنل را با صرفه‌جویی حاصل از تخفیف کرایه در صورت وجود جمع کرده و با هزینه جایگزین مقایسه کنید. اگر از پنل استفاده نکنید همان زمان را صرف رفت‌وآمد می‌کنید و احتمالا از تخفیف کرایه نیز خبری نیست. اگر حاصل این مقایسه، حداقل هم‌سطح یا بهتر از وضعیت فعلی بود، پنل پستی برای شما یک انتخاب منطقی است.

هیروپست چه کمکی به مدیریت ارسال سفارش‌های کسب‌وکارهای کوچک می‌کند؟

سامانه هیروپست به‌عنوان یک پنل پستی هوشمند برای وضعیتی طراحی شده که حجم سفارش‌ها از توان مدیریت دستی خارج می‌شود، اما هنوز نمی‌خواهید یا نمی‌توانید یک تیم لجستیک کامل استخدام کنید. کار اصلی هیروپست، یکپارچه کردن مراحل ثبت مرسوله، چاپ بارکد، رهگیری و مدیریت وضعیت تحویل در یک محیط است تا تیم کوچک فروشگاه بتواند بدون افزودن نیروی انسانی، حجم بیشتری از سفارش‌ها را مدیریت کند. از نظر هزینه، هیروپست برای ثبت‌نام و دریافت حق اشتراک هزینه‌ای دریافت نمی‌کند و این برای کسب‌وکار کوچکی که هنوز در حال تثبیت جریان نقدی خود است، یک مزیت جدی به‌حساب می‌آید. در واقع می‌توانید پیش از متعهد شدن به هزینه‌های ثابت ماهانه، امکانات پنل را در عمل امتحان و بررسی کنید که آیا با روند کاری فروشگاه شما سازگار است یا خیر.

اگر می‌خواهید بدانید هیروپست در عمل چه بخش‌هایی از فرآیند ارسال را پوشش می‌دهد، خدمات لجستیک هیروپست و پنل این مجموعه را می‌توانید بررسی کنید. همچنین اگر هنوز مطمئن نیستید پنل پستی برای شما مناسب‌تر است یا روش سنتی برای امتحان یک یا دوماه از پنل استفاده کنید و تفاوت در بازدهی، سرعت ارسال و هزینه صرف شده را با ماه‌های قبل مقایسه کنید.

جمع‌بندی

پنل پستی برای کسب‌وکارهای کوچک همیشه نمی‌تواند مفید باشد. در واقع برای فروشگاهی که هنوز تعداد سفارش‌های بسیار کمی دارد و رفت‌وآمد به اداره پست فشار جدی به برنامه روزانه وارد نمی‌کند، ممکن است به‌صرفه نباشد. اما به‌محض اینکه تعداد سفارش‌ها به گونه‌ای افزایش بیابد که روش‌های دستی پاسخگو نباشند، پنل پستی به یکی از کم‌هزینه‌ترین راه‌ها برای حفظ نظم و جلوگیری از خطا تبدیل می‌شود. به طور کلی شما باید تصمیم درست را بر اساس شرایط فروشگاه بگیرید. محاسبه هزینه‌های ماهانه پنل، کرایه ارسال، تعداد بسته‌ها و ارزش زمانی که آزاد می‌شود، می‌تواند به شما کمک کند تا در زمان درست بهترین تصمیم را برای خرید اشتراک پنل‌های هوشمند پستی بگیرید.