چگونه فرآیند ارسال سفارشات فروشگاه اینترنتی را خودکار کنیم؟
اگر هر روز بخشی از زمان تیم شما صرف ثبت سفارش، چاپ لیبل، ثبت مرسوله و پاسخگویی درباره وضعیت ارسال میشود، وقت آن رسیده که این فرآیندها را خودکار کنید. خودکارسازی ارسال سفارشات نهتنها سرعت پردازش سفارشها را افزایش میدهد، بلکه خطاهای انسانی را کاهش داده و مدیریت ارسال مرسولات را سادهتر میکند. در این راهنما یاد میگیرید کدام بخشهای فرآیند ارسال قابل اتوماسیون هستند، برای شروع به چه ابزارهایی نیاز دارید و چگونه با انتخاب یک پنل پستی هوشمند مانند سامانه پستی هیروپست، ارسال سفارشهای فروشگاه اینترنتی خود را سریعتر و حرفهایتر مدیریت کنید.
خودکارسازی فرآیند ارسال سفارشات یعنی استفاده از یک پنل پستی یا سامانه مدیریت مرسولات برای انجام خودکار مراحلی مانند ثبت سفارش، ثبت مرسوله، چاپ لیبل، انتخاب روش ارسال، ارسال پیامک و ارائه کد رهگیری. این کار باعث کاهش خطاهای انسانی، افزایش سرعت پردازش سفارشها و صرفهجویی در زمان مدیریت فروشگاه اینترنتی میشود.
مراحل خودکارسازی ارسال سفارشات
• دریافت خودکار سفارش از فروشگاه
• ثبت اطلاعات گیرنده
• تولید لیبل و بارکد
• انتخاب سرویس ارسال
• ارسال پیامک وضعیت سفارش
• ارائه کد رهگیری
از ثبت سفارش تا تحویل، دقیقاً کدام بخشها قابل خودکارسازی هستند؟
خودکارسازی ارسال سفارشات در افزایش سرعت ثبت سفارشات و ارسال آنها نقش بسیار موثری دارد. نکته قابل توجه این است که امروزه اکثر بخشهای رسیدگی به سفارشات از ثبت تا تحویل را میتوان به صورت خودکار انجام داد. به طور کلی مراحلی که امکان خودکارسازی دارند، عبارتند از:
ثبت سفارش
اولین و مهمترین مرحله فروش، ثبت سفارش مشتری است و امروزه با استفاده از اپلیکیشن و سایت اتوماسیون ثبت سفارش خودکارسازی میشود. با این کار میتوان موجودی انبار، تخفیفات اعمال شده، قیمت، رنگهای موجود و ... را به صورت خودکار در اختیار مشتری قرار داد تا راحتتر سفارش خود را کند.
ثبت مرسوله
زمانی که سفارش توسط مشتری ثبت میشود لازم است تا نوع بسته بندی، هزینه پست، روز و ساعت ارسال مرسوله و ... را به مشتری اعلام نمایید. با کمک سامانه مدیریت مرسولات میتوان مراحل ثبت مرسولات را نیز به صورت خودکار انجام داد.
چاپ لیبل
چاپ لیبل و برندسازی یکی از مهمترین نیازهای فروشگاههای اینترنتی است که میتواند اعتبار آنها را افزایش دهد. اتوماسیون خودکار در این مرحله نیز میتواند به چاپ خودکار لیبلهای دیجیتال و بارکدها کمک کند.
انتخاب شرکت پستی
خودکارسازی ارسال سفارشات در بخش انتخاب شرکت پستی نیز تاثیرگذار است. بنابراین شما به کمک این اتوماسیون میتوانید نوع ارسال سفارشات (پست پیشتاز، پیک و ...) را اعلام نمایید تا مشتری خودش تصمیم بگیرد که کدام نوع ارسال را میخواهد. برای دریافت جدول تعرفه پست ۱۴۰۵ میتوانید با کارشناسان هیروپست تماس بگیرید.
اعلام کد رهگیری
معمولا مشتریانی که از فروشگاههای اینترنتی خرید میکنند میخواهند بلافاصله پس از ثبت سفارش بتوانند وضعیت مرسوله خود را پیگیری نمایند. با خودکارسازی ارسال سفارشات میتوانید این امکان را برای مشتریان فراهم کنید که خودشان وضعیت مرسوله را از طریق سامانه پستی هیروپست پیگیری نمایند. بنابراین نیازی نیست که مشتریان برای بررسی وضعیت مرسوله با فروشگاه تماس بگیرند.
اطلاعرسانی پیامکی
از دیگر قابلیت های خودکارسازی فرآیند ارسال سفارشات میتوان به امکان اطلاعرسانی پیامکی توسط هوش مصنوعی اشاره داشت. در این صورت بلافاصله پس از ثبت سفارش، تحویل مرسوله به اداره پست و ارسال آن پیامکی برای مشتری ارسال میشود تا او را از وضعیت مرسوله آگاه نماید.
گزارشگیری
از دیگر مراحلی که میتواند به صورت خودکار انجام شود، گزارشگیری از تعداد محصولات باقیمانده در انبار، نظرات مشتریان و تعداد محصولات فروخته شده در فروشگاههای اینترنتی بسیار کاربردی است. با این کار میتوان بهترین محصولات فروشگاه را از نظر مشتریان شناسایی نمود و با تخفیفگذاری درست تعداد مشتریان را افزایش داد.
اگر هنوز ارسال سفارشها را دستی انجام میدهید این نشانهها را جدی بگیرید
کسانی که هنوز خودکارسازی ارسال سفارشات را جدی نگرفتهاند با مشکلات متعددی روبرو خواهند شد که رایجترین آنها به شرح زیر هستند. اگر هنوز ثبت سفارشات خود را دستی انجام میدهید و با نشانههای زیر مواجه هستید لازم است هرچه سریعتر برای خودکارسازی فرآیند ارسال سفارشات اقدام نمایید.
وقتی تعداد سفارشها بیشتر از توان تیم میشود
اگر سفارشات خود را دستی ثبت میکنید، لازم است تا با افزایش تعداد مشتریان، تیم فروش بیشتر از توانشان کار کنند. این موضوع علاوه بر خستگی کارمندان شما باعث کاهش بازدهی آنها خواهد شد.
خطاهای تکراری در ثبت اطلاعات
از جدیترین مشکلات ارسال دستی سفارشات میتوان به خطای ثبت اطلاعات اشاره داشت. از آنجایی که ثبت نمودن اطلاعات در این روش توسط نیروی انسانی انجام میشود احتمال خطا در ثبت اطلاعات افزایش مییابد. این موضوع علاوه بر کاهش اعتبار فروشگاه شما باعث از دست رفتن زمانتان نیز میشود.
زمان زیادی صرف کارهای تکراری میشود
ثبت سفارش مشتریان یک کار تکراری است که شامل ارائه اطلاعات محصولات، ثبت درخواست مشتری، ثبت مرسوله، چاپ لیبل و بارکد، انتخاب نوع پست، تحویل مرسوله و اعلام کد رهگیری میشود. این فرآیند برای تمامی مشتریان ثابت است و میتواند با کمک هوش مصنوعی و خودکارسازی ارسال سفارشات انجام شود. در صورتی که این فرآیند دستی باشد لازم است تا نیروی انسانی برای هر مشتری زمان زیادی را صرف این کارهای تکراری کند.
یک فرآیند خودکار ارسال سفارش در عمل چگونه کار میکند؟
برای درک بهتر تاثیر خودکارسازی ارسال سفارشات بهتر است مراحل آن را در عمل بشناسید.
- دریافت سفارش از فروشگاه: مشاهده موجودی محصولات، رنگ و سایز و تعداد آنها
- ثبت خودکار اطلاعات گیرنده: آدرس، شماره تماس و زمان ارسال سفارش
- انتخاب سرویس ارسال: پیک، پست پیشتاز و ...
- تولید لیبل و بارکد: ثبت بارکد مرسوله برای اطمینان از ارسال درست سفارش
- ارسال پیامک وضعیت سفارش: ثبت سفارش و زمان تحویل به پست
- ثبت کد رهگیری برای مشتری: ارسال کد برای پیگیری وضعیت مرسوله در اداره پست
چه فروشگاههایی بیشترین سود را از خودکارسازی ارسال سفارشات میبرند؟
افرادی که صاحب فروشگاه لباس، لوازم آرایشی، لوازم جانبی، کتاب، صنایع دستی، مارکتپلیس و فروشگاه اینستاگرامی هستند، میتوانند از خودکارسازی ارسال سفارشات بیشترین سود را ببرند. به طور کلی خودکارسازی بهترین روش ارسال سفارشات فروشگاههای اینستاگرامی است که میتواند در موفقیت آنها نقش موثری داشته باشد. از طرفی امروزه بسیاری از کسبوکارها برای جذب بیشتر مشتری در اینستاگرام فعالیت میکنند. به همین دلیل است که توصیه میشود تا تمامی فروشگاهها از همان ابتدای مسیر خودکارسازی فرآیند ارسال سفارشات را جدی بگیرند.
مزایای خودکارسازی ارسال سفارشات
ارسال سفارشات با پنل پستی میتواند با مزایای فوقالعادهای همراه باشد که مهمترین آنها عبارتند از:
- کاهش قابل توجه خطای انسانی
- افزایش میزان کارایی و بهرهوری
- کاهش هزینههای مربوط به فعالیتهای عملیاتی
- استانداردسازی نمودن فرآیند ثبت و ارسال سفارشات
- مدیریت اطلاعات و تصمیمگیریهای بهتر بر اساس گزارشها
- سهولت در انطباق با قوانین
- شفافسازی مسئولیتهای کارکنان
- افزایش انرژی کارکنان و رضایت بیشتر آنها
- ایجاد مزیت رقابتی
شناخت قابلیتهای پنل پستی قبل از انتخاب
شناخت قابلیتهای پنل پستی قبل از انتخاب یکی از مهمترین نیازهای خودکارسازی فرآیند ارسال سفارشات است. شاید برای شما این سوال ایجاد شود که چرا فروشگاه اینترنتی به پنل پستی نیاز دارد؟ بهتر است بدانید که انتخاب پنل پستی مستقیما در مدیریت حملونقل تاثیرگذار میباشد. بنابراین حتما هنگام انتخاب پنل پستی هوشمند مطمئن شوید که قابلیتهای زیر را در اختیار شما قرار میدهد.
- محاسبه هزینه پست
- ارائه کد رهگیری
- مانیتورینگ لحظه ای مرسوله
- ثبت سفارشات در تمامی ساعات شبانه روز
- تضمین امنیت مرسولات
- امکان تعیین زمان و ساعت ارسال مرسولات پستی
یک فروشگاه چگونه زمان ارسال روزانه خود را نصف کرد؟
دیجی کالا یکی از مشهورترین و معتبرترین فروشگاه های اینترنتی است که از همان ابتدای کار خود خودکارسازی ارسال سفارشات را در اولویت قرار داد. به نظر شما روزانه چند نفر از سراسر کشور برای خرید به سایت دیجی کالا مراجعه می کنند؟ به نظر شما آیا ثبت اطلاعات این تعداد مشتریان به صورت دستی امکان پذیر است؟
اگر به سایت دیجی کالا مراجعه نمایید، متوجه خواهید شد که تمامی فرآیند ثبت سفارش تا تحویل آن به صورت کاملا خودکار انجام میشود. تعداد محصولات انبار، قیمت، تخفیفات و ... همگی به صورت خودکار برآورد شده و در اختیار مشتریان قرار میگیرند. پس از ثبت سفارش نیز مشتری زمان و نوع ارسال را مشخص میکند و میتواند فرآیند ارسال سفارش خود را نیز مشاهده نماید. با ثبت مرسوله نیز کد رهگیری مرسوله در اداره پست به صورت خودکار برای مشتری ارسال میگردد. این فروشگاه توانسته با کمک خودکارسازی ارسال سفارشات زمان لازم برای ثبت و ارسال سفارشات مشتریان خود را بدون نیاز به افزایش نیروی انسانی به شدت کاهش دهد.
آیا خودکارسازی ارسال برای فروشگاههای کوچک هم ارزش دارد؟
فروشگاههای کوچک شاید در همان ابتدای مسیر خود مشتریان زیادی نداشته باشند و بتوانند فرآیند ارسال سفارشات را دستی انجام دهند. اما نکته مهم این است که برای ثبت سفارشات به نیروی انسانی نیاز خواهند داشت. همچنین احتمال خطای انسانی مانند ثبت اطلاعات اشتباه نیز زیاد است. بنابراین این فروشگاهها با ارسال سفارشات به صورت سیستمی میتوانند هزینههای ساخت تیم فروش و ... را کاهش دهند و از بروز خطای انسانی نیز جلوگیری نمایند.
جمعبندی
امروزه دنیای دیجیتال توانسته قدرت و سرعت فروش فروشگاههای اینترنتی را به شدت افزایش دهد. به همین دلیل کسانی که از اتوماسیون ارسال سفارش و خودکارسازی مراحل فروش غافل هستند، از بازار جا خواهند ماند و نمیتوانند کسبوکار موفقی داشته باشند. هیروپست به شما توصیه میکند که پس از راهاندازی فروشگاه اینترنتی خود و ثبت چند سفارش ارسال مرسولات به صورت اتوماتیک را جدی بگیرید و سامانه پستی مطمئن انتخاب نمایید. شاید در ابتدا اتوماسیون ارسال سفارشات خیلی مهم به نظر نرسد، اما با زیادتر شدن مشتریان متوجه خواهید شد که این موضوع میتواند ضروریترین نیاز رشد فروشگاهتان باشد.
پاسخ دهید
آدرس ایمیل و شماره موبایل شما منتشر نخواهد شد. قسمت های مورد نیاز علامت گذاری شده اند